Hướng dẫn tự làm hồ sơ du học Nhật Bản

hương dan tu lam ho so du hoc nhat ban
hương dan tu lam ho so du hoc nhat ban

HỒ SƠ DU HỌC NHẬT BẢN

Chào các bạn hôm nay mình sẽ chia sẻ kinh nghiệm của mình với các bạn cách tự làm hồ sơ du học Nhật Bản. Vấn đề quan trọng nhất của việc du học là xác định mục đích du học cũng như có kế hoạch học tập riêng cho mình. Vậy nên bài này mình sẽ hướng dẫn các bạn về chuẩn bị hồ sơ và từng bước tham gia chương trình đi du học ở Nhật. Đây là chương trình du học tự túc và hầu hết các công ty tư vấn du học đang làm tương tự như vậy. Hy vong những kinh nghiệm này sẽ giúp ích cho các bạn.

Muốn đi du học Nhật Bản bạn cần phải xin COE (tư cách lưu trú tại Nhật). COE được cục xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp. sau khi có kết quả COE sẽ tiến hành xin Visa du học. Để xin được COE thì bước làm hồ sơ rất quan trọng nó quyết định kết quả COE của bạn. Khi làm hồ sơ xin COE quan trọng nhất là tính logic, đồng nhất và sự trung thực của bộ hồ sơ của bạn. Thời gian gần đây nhiều bạn học sinh có ý định tự làm hồ sư du học Nhật Bản thay vì thông qua các công ty tư vấn. Việc tự là hồ sơ giúp các bạn tiết kiệm một khoản không nhỏ từ phí môi giới cũng như theo dõi được quá trình xử lí hồ sơ của mình của các trường bên Nhật. Đơn giản, không khó như bạn nghĩ đâu, bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn các bước làm hồ sơ du học Nhật Bản một cách chi tiết nhất.

ƯU ĐIỂM của việc tự làm hồ sơ du học

Ưu điểm 

Có thể gửi hồ sơ tới trường mà mình mong muốn giảm tối đa chi phí xử lý hồ sơ, không cần qua các trung tâm du học. Tự theo dõi được tiến trình xử lý hồ sơ của mình. Có thể tự gửi hồ sơ đi được nhiều trường cùng lúc, nhiều sự lựa chọn. Không bị giữ hồ sơ gốc, đảm bảo hồ sơ không mất, thất lạc. 

Điều kiện tham gia du học Nhật Bản 

Để tham gia chương trình du học Nhật Bản bạn phải đáp ứng được các điều kiện sau đây:

  • Nam và nữ, tuổi từ 18 đến 30, có sức khỏe tốt, đảm bảo quá trình học tập và làm việc tại Nhật Bản.
  • Trình độ học vấn: Tốt nghiệp PTTH trở lên (tốt nghiệp cao đẳng, đại học là một lợi thế).
  • Đối với học sinh tốt nghiệp PTTH / trung cấp: cấp bằng tốt nghiệp không quá 4 năm
  • Đối với học sinh tốt nghiệp cao đẳng: cấp bằng tốt nghiệp không quá 5 năm
  • Đối với học sinh tốt nghiệp đại học trở lên: không hạn chế thời gian va tuổi đi du học(Các trường hợp tốt nghiệp quá thời gian trên: liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn)
  • Các thực tập sinh sau khi về nước tiếp tục có nhu cầu trở lại Nhật Bản để đi du học và làm việc cần phải có chứng chỉ NAT-Test ở trình độ tiếng nhật N2.
  • Yêu cầu: có lý lịch rõ ràng, không có tiền án, tiền sự.

Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh gồm những giấy tờ sau:

  • Đơn nhập học
  • Lý do du học
  • Bằng tốt nghiệp
  • THPT, Trung Cấp, Cao đẳng, Đại học (nếu có).
  • Học bạ THPT hoặc bảng điểm nếu đã tốt nghiệp Trung Cấp, Cao đẳng, Đại học.
  • 8 ảnh 3×4 và 8 ảnh 4×6 mới chụp trong vòng 3 tháng trở lại
  • Giấy chứng nhận năng lực tiếng Nhật(YON KYU, SAN KYU, NI KYU, IT KYU hoặc NAT-TEST)
  • Nếu là Tu Nghiệp Sinh về nước cần nộp: Chứng chỉ hoàn thành Tu Nghiệp Sinh, Hợp đồng Tu nghiệp.giấy xác nhận thời gian học tiếng nhậtGiấy tạm trú (nếu có)
  • Trích lục khai sinh
  • CMND
  • sổ hộ khẩu
  • xác nhận công việc (đối với những bạn đã đi làm)
  • CMND người bảo lãnh
  • Xác nhận công viêc, thu nhập, thuế, quyền sử dụng đất của người bảo lãnh
  • Số dư ngân hàng, sổ tiết kiệm
  • Giải trình hình thành tài chính
  • Giải trình khác
  • Passport

Tất cả các giấy tờ trên được dịch toàn bộ sang tiếng Nhật và gửi cho các trường bên Nhật. 

Chi tiết từng giấy tờ như sau:

tu lam ho so du hoc nhat ban tiet kiem chi phi
tu lam ho so du hoc nhat ban tiet kiem chi phi

1. Học thật tốt tiếng Nhật. 

Để có thể tự làm hồ sơ du học, bạn nhất định phải học thật tốt tiếng nhật ít nhất đạt trình độ N5, hãy đăng ký học tiếng Nhật để đạt được trình độ đó . Chắc các bạn thắc mắc tại sao cần học tiếng Nhật tốt đến như vậy trước khi sang Nhật phải không, đơn giản là bạn sẽ có rất nhiều lợi thế khi xét duyệt hồ sơ du học và nghe hiểu để bạn có thể tham gia phỏng vấn và hỏi các thông tin làm hồ sơ từ trường bạn muốn đăng ký. 

2. Tìm hiểu thật kỹ thông tin trước khi làm hồ sơ 

Trước khi làm hồ sơ du học bạn cần tìm hiểu danh sách các trường Nhật ngữ gọi điện cho trường để hỏi về một số vấn đề như: Quy trình trường tuyển sinh trong thời gian nào, hiện tại có còn nhận hồ sơ hay không, đăng ký hồ sơ cần những giấy tờ gì, những giấy tờ đó lấy ở đâu và gửi cho bộ phận nào trong trường, … Sau khi biết rõ đường đi nước bước bạn hãy bắt tay vào chuẩn bị làm hồ sơ nhé. Một số trường có người hỗ trợ tiếng Việt nhưng nhiều trường không có nhân viên biết tiếng Việt nên bạn cần biết tiếng Nhật đủ để hỏi được những vấn đề cần thắc mắc. 

3. Hoàn thiện tất cả các giấy tờ cần phải có trong một bộ hồ sơ đầy đủ. 

Theo kinh nghiệm của mình, một bộ hồ sơ đầy đủ cần phải có: Các giấy tờ liên quan đến lý lịch bản thân (Giấy khai sinh, CMND, Sổ hộ khẩu); giấy tờ bằng cấp, bảng điểm liên quan; xác nhận công việc của bạn (nếu có); các giấy tờ chứng minh năng lực tài chính; các giấy giải trình cần thiết; sơ yếu lý lịch theo form của nhà trường; ảnh,…

Chi tiết cụ thể mình hướng dẫn như sau: 

3.1. Các giấy tờ liên quan đến lý lịch bản thân 

Giấy khai sinh: Các bạn chỉ cần ra xã (phường) xin một bản trích lục khai sinh có đầy đủ dấu, chữ ký của xã (phường). Ngoài ra giấy trích lục khai sinh phải ghi ghi đầy đủ và chính xác các thông tin của bạn như họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, quê quán, họ tên bố, mẹ, nơi cư trú .

CMND: Bao gồm CMND của bạn và cmnd của bố, mẹ bạn. CMND phải đầy đủ các thông tin như số cmnd, tên, ngày sinh, quê quán, nơi đk thường trú, ngày cấp (không quá 15 năm tính đến thời điểm làm hồ sơ). Mọi thông tin phải nhìn rõ bằng mắt thường, không tẩy xóa.

Sổ hộ khẩu: Nếu SHK của gia đình bạn đã cũ quá và có nhiều thế hệ trong 1 shk như ông bà, bố mẹ, cô gì, chú bác, cháu chắt…. thì gia đình bạn nên tách khẩu và làm lại shk mới. SHK chỉ nên có bố mẹ bạn, bạn và anh chị em ruột của bạn. SHK phải đảm bảo đầy đủ thông tin như số sổ hộ khẩu, số hồ sơ SHK, số đăng ký thường trú, tờ số ? Các trang phải ghi đầy đủ thông tin thành viên trong gia đình theo mẫu sổ, không được bỏ trống, phải có đầy đủ chữ ký của cán bộ đăng ký, chữ ký và dấu của công an xã (phường). Giữa các trang SHK phải có dấu dáp lai.

=>> Sau khi đã kiểm tra đầy đủ chính xác thông tin trong các giấy tờ trên, các bạn sẽ đi phô tô công chứng CMND và SHK để nộp hồ sơ. Trích lục khai sinh, nộp bản xin trực tiếp có dấu đỏ ở xã (phường). 

3.2. Các giấy tờ bằng cấp, bảng điểm liên quan 

+ Nếu bạn chỉ tốt nghiệp cấp 3, thì bạn cần nộp bằng tốt nghiệp cấp 3 (giấy chứng nhận tốt nghiệp) và học bạ.

+ Nếu bạn mới tốt nghiệp và chưa có bằng thì bạn nộp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời.Yêu cầu giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời phải là bản gốc, ghi đủ số giấy chứng nhận, có chữ ký của học sinh, chữ ký của hiệu trưởng và dấu của nhà trường.

+ Bằng cấp phải đầy đủ dấu, chữ ký, các thông tin phải được ghi đầy đủ, rõ ràngchính xác, không tẩy xóa.

+ Học bạ:Trang bìa học bạ phải có dấu tròn của nhà trường hoặc của sở giáo dục và số học bạ.Trang 1 học bạ (trang dán ảnh và ghi thông tin cá nhân của bạn): Các thông tin củaphải ghi đầy đủ, chính xác. Bảng quá trình học tập năm lớp 10, 11, 12 phải có đầy đủ chữ ký và dấu của nhà trường.Các trang bảng điểm lớp 10,11,12 ghi đầy đủ các thông tin họ tên, lớp, ban, năm học.Bảng điểm phải có đủ chữ ký và họ tên giáo viên bộ môn. Cả trang bảng điểm và trang nhận xét đều phải có đầy đủ chữ ký của giáo viên chủ nhiệm, ký và đóng dấu của nhà trường.Giữa các trang học bạ phải đóng dấu giáp lai.

Lưu ý: Trong học bạ nếu có chỗ nào sửa thì phải xin nhà trường đóng dấu vào chỗ bị sửa.- Nếu bạn tốt nghiệp trung cấp hoặc cao đẳng hoặc đại học thì ngoài bằng và học bạ bạn sẽ nộp thêm bằng cấp cao nhất của mình (bằng tốt nghiệp và bảng điểm).

=>> Sau khi đã kiểm tra về độ chính xác và đầy đủ các thông tin trong bằng cấp, học bạ, bảng điểm,.. thì các bạn sẽ mang đi phô tô công chứng. Hồ sơ cần nộp bản gốc và 1 bản công chứng. 

3.3. Xác nhận việc làm của bạn (nếu có) 

Nếu khoảng thời gian từ lúc bạn tốt nghiệp (bằng cấp cuối cùng) đến thời điểm bạn làm hồ sơ du học từ 6 tháng trở lên thì bạn phải làm 1 bản xác nhận công việc bạn đã làm trong khoảng thời gian đó và phải có chữ ký và dấu xác nhận của cơ quan nơi bạn xin xác nhận công việc.

Ngoài ra, nếu sau khi tốt nghiệp cấp 3, bạn học lên trung cấp/cao đẳng/đại học. Tuy nhiên bạn không học lên luôn ngay sau khi tốt nghiệp cấp 3 mà bạn lại bỏ trống một khoảng thời gian (từ 6 tháng trở lên) mới học tiếp thì bạn phải giải làm 1 bản giải trình trong khoảng thời gian đó bạn làm gì, hoặc nếu bạn đi làm thì bạn làm 1 bản xác nhận công việc trong khoảng thời gian đó và phải có chữ ký, dấu xác nhận của cơ quan. 

4. Các giấy tờ chứng minh năng lực tài chính 

Để đảm bảo cho việc đi du học của các bạn được suôn sẻ, thì hầu hết tất cả các trường bên Nhật bản cũng như Cục quản lý lưu trú xuất nhập cảnh Nhật Bản sẽ yêu cầu các bạn phải nộp các giấy tờ chứng minh được năng lực tài chính của gia đình các bạn. Chứng minh được rằng người bảo lãnh của bạn (bố hoặc mẹ bạn) có đủ khả năng chi trả mọi kinh phí trong quá trình các bạn đi du học ở Nhật. Vậy phải chứng minh như thế nào và cần những giấy tờ gì, mình sẽ chỉ cho các bạn nhé:

Thứ 1:

Các bạn phải chứng minh được công việc hiện tại và mức thu nhập của bố mẹ bạn là công việc ổn định và có mức thu nhập đủ để chi trả chi phí du học cho bạn.

Nếu người bảo lãnh (bố hoặc mẹ) bạn làm nông nghiệp tại địa phương thì cần làm những giấy tờ sau:

  • 1 bản xác nhận công việc: ghi chi tiết nội dung công việc đó là gì, làm từ bao giờ.
  • 1 bản xác nhận thu nhập trong 3 năm gần nhất, nếu chi tiết quá trình thu nhập, mỗi năm thu được bao nhiêu tiền ( thông thường thu nhập sau khi trừ đi chi phí, mỗi năm khoảng từ 400 triệu đồng đến 500 triệu đồng).
  • 1 bản xác nhận miễn thuế ( trích dẫn các thông tư, nghị định của chính phủ về miễn giảm thuế thu nhập từ nông nghiệp)
  • 1 bản xác nhận quyền sử dụng đất (xác nhận quyền sử dụng một diện tích đất cụ thể để làm nông nghiệp).

=>> Các giấy tờ xác nhận trên phải ghi đầy đủ thông tin cá nhân của người bảo lãnh. Sau khi hoàn thành các giấy tờ trên, thì người làm đơn xác nhận ( bố hoặc mẹ) ký vào đơn và mang lên xã (phường) xin dấu xác nhận.

Nếu người bảo lãnh cho bạn ( bố hoặc mẹ) làm việc tại một cơ quan hoặc danh nghiệp nào đó thì cần phải làm những giấy tờ sau:

  • 1 bản xác nhận công việc : ghi rõ thời gian làm việc, chức vụ, nội dung côn việc.
  • 1 bản xác nhận thu nhập trong 3 năm gần nhất ( trung bình thu nhập mỗi năm phải từ 350 triệu trở lên).
  • 1 bản xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân.

=>> Xác nhận phải ghi đầy đủ thồng tin cá nhân của người bảo lãnh và có đầy đủ, dấu, chữ ký của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp.

Thứ 2:

Bạn phải chứng minh được, hiện tại gia đình bạn đang có một khoản tiền tiết kiệm đủ để chi trả kinh phí du học cho bạn. Vậy phải làm cách nào để chứng minh? Các trường Nhật Bản sẽ yêu cầu các bạn nộp bản sao sổ tiết kiệm và bản xác nhận số dư sổ tiết kiệm để chứng minh điều đó.Như vậy, gia đình bạn phải mở một sổ tiết kiệm với số tiền khoảng từ 550 triệu vnđ trở lên, và sổ tiết kiệm phải đứng tên người bảo lãnh của bạn. Sau đó bạn sẽ xin một bản sao sổ tiết kiệm và một bản xác nhận số dư để nộp hồ sơ.

=>> Lưu ý: Sổ tiết kiệm và giấy xác nhận số dư phải ghi đầy đủ, rõ ràng chính xác thông tin cá nhân của người bảo lãnh.

Thứ 3:

Sau, khi đã hoàn thành 2 loại giấy tờ trên, các bạn sẽ phải làm 1 bản giải trình hình thành tài sản. Giải thích được quá trình để hình thành nên được số tiền trong sổ tiết kiệm ngân hàng ( quá trình thu – chi- tiết kiệm ). Sau đó cho người bảo lãnh ký vào để nộp hồ sơ. 

5. Các giấy tờ giải trình khác. 

Yêu cầu các thông tin của bạn và bố, mẹ bạn trong hồ sơ phải khớp nhau, có tính logic. Cho nên các bạn phải kiểm tra thật kỹ các thông tin trong các giấy tờ gốc như bằng cấp, học bạ, bảng điểm, giấy khai sinh, cmnd, sổ hộ khẩu. Nếu như có sự sai lệch thông tin thì các bạn sẽ phải xin đính chính lại thông tin sai lệch ở giấy tờ đó hoặc là làm bản giải trình giải thích lý do vì sao có sự sai lệch đó, và xin xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

 6. Ngoài những giấy tờ cơ bản trên, thì sơ yếu lý lịch là một yếu tố quan trọng và không thể thiếu. 

Thông thường, nhà trường sẽ gửi cho bạn sơ yếu lý lịch theo form của nhà trường. Các bạn sẽ khai đầy đủ thông tin vào form, mọi thông tin khải khớp với các giấy tờ trong hồ sơ. Sau đó bạn và người bảo lãnh sẽ ký vào form để nộp hồ sơ.Form sơ yếu lý lịch của trường có cả tiếng Nhật và tiếng Anh, nên bạn yên tâm rằng, nếu tiếng Nhật của bạn chưa giỏi thì bạn vẫn có thể dùng tiếng anh để khai form. 

7. Ảnh thẻ 

Một yếu tố cần thiết khác để nhà trường cũng như Cục quản lý xuất nhập cảnh nhận diện bạn và cấp tư cách lưu trú cho bạn nếu hồ sơ của bạn được thông qua, đó là ảnh thẻ. Bên Nhật sử dụng ảnh thẻ áo trắng, phông trắng cho nên cách bạn cần chụp ảnh áo trắng, phông trắng với kích thước 3×4 và 4×6 để gửi kèm hồ sơ khi nộp. 

8. Chứng chỉ tiếng Nhật

 Hiện nay các trường Nhật Ngữ đều yêu cầu khi nộp hồ sơ, bạn phải nộp cả chứng chỉ tiếng Nhật yêu cầu ở mức tối thiểu là sơ cấp N5. Vì vậy các bạn đừng quên đăng ký thi năng lực tiếng Nhật nếu như có ý định đi du học nhé. Nếu thời điểm các bạn nộp hồ sơ vẫn chưa được cấp chứng chỉ thì bạn có thể nộp bản phô tô giấy báo dự thi nhé. Khi có chứng chỉ, bạn có thể nộp bổ sung sau. 

9. Dịch thuật 

Sau khi đã hoàn thiện đầy đủ các giấy tờ cần thiết, các bạn sẽ phải công chứng dịch thuật hồ sơ du học sang tiếng Nhật. Nếu tiếng Nhật của bạn chỉ đạt ở trình độ N5, N4 thì chắc chắn bạn sẽ không đủ khả năng để dịch thuật được một bộ hồ sơ du học. Vậy mình khuyên các bạn nên thuê dịch vụ, vừa nhanh lại vừa đảm bảo độ chính xác cao. Hoặc các bạn có thể tìm một công ty tư vấn du học Nhật Bản uy tín để ủy thác hồ sơ của mình cho họ nhé 

10. Kiểm tra lại hồ sơ trước và sau khi gửi sang trường. 

“Cẩn tắc vô áy náy”, các bạn nên kiểm tra lại một lượt hồ sơ của mình một cách cẩn thận trước khi nộp hồ sơ, đảm bảo được rằng hồ sơ đã đầy đủ và chính xác, không có sai sót gì. Và các bạn nên scan lưu lại bản mềm trước khi gửi hồ sơ gốc sang trường.Sau khi gửi sang trường, bạn cần liên hệ với bên chuyển phát xem hồ sơ của bạn đã được gửi tới nhà trường chưa, và xác nhận với nhà trường xem đã nhận được hồ sơ của bạn chưa. Nếu hồ sơ của bạn thất lạc, bạn yêu cầu bên chuyển phát xử lý kịp thời cho bạn, tránh để lỡ thời gian nộp hồ sơ lên cục. 

11. Luôn sẵn sàng trả lời điện thoại bất cứ lúc nào. 

Trả lời điện thoại của ai nhỉ ????? Tất nhiên là của trường gọi cho bạn rồi, đôi khi trường sẽ gọi cho bạn thông báo đã nhận được hồ sơ hay hồ sơ của bạn còn thiếu giấy tờ nào đó hoặc cũng có thể họ sẽ hỏi bạn vài câu bâng quơ như bạn khỏe không? hôm nay ở Việt Nam là thứ mấy vậy … Chính vì vậy bạn nên đợi xác nhận của nhà trường và chờ điện thoại nhé.Ngoài ra, khi hồ sơ của bạn đã được nhà trường nộp lên cục, thì bạn phải luôn trong tâm thế sẵn sang để trả lời điện thoại khi cục gọi về cho bạn. Họ sẽ hỏi bạn các thông tin trong hồ sơ của bạn. Hãy chú ý nhé.

Nếu bạn còn khó khăn trong việc liên hệ với trường thì hãy tìm hiểu thêm cách nộp hồ sơ du học online tại Vietnamstudent nhé!

<< Xem thêm tin tuyển sinh >>
Khởi điểm là một trong những người trẻ đi du học Nhật Bản vào năm 2006. Với 9 năm học tập và làm việc tại Nhật Bản, anh đã trải qua những khó khăn, đúc kết kinh nghiệm trong học tập và làm việc tại Nhật Bản. Với tư duy nhạy bén và kiến thức "thương mại điện tử" đã học tại trường đại học. Anh đã “tiên phong” hướng đi mới, chưa hề có mặt tại Việt Nam. Đó chính là hình thức tuyển sinh và nộp hồ sơ du học trực tuyến thông qua sức mạnh của công nghệ, nhằm kết nối và tạo ra mạng lưới liên kết học tập giữa các quốc gia trở nên dễ dàng, nhanh gọn và tiết kiệm hơn. Liệu bạn có tin được không? Chỉ với vài thao tác click chuột đơn giản trong ít phút, tất cả những thông tin của ứng viên sẽ được tiếp cận với hơn 100 trường đại học, cao đẳng uy tín tại Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore….Cánh cửa du học chưa bao giờ trở nên gần với các bạn trẻ Việt Nam đến như vậy.